Khi hợp đồng sắp hết hạn, người lao động cần chuẩn bị những gì?
30/10/2026
Khi thời hạn hợp đồng lao động ở nước ngoài sắp kết thúc, người lao động cần chủ động chuẩn bị các thủ tục cần thiết để quá trình kết thúc công việc và trở về nước diễn ra thuận lợi. Đây cũng là thời điểm quan trọng để kiểm tra lại quyền lợi, các khoản lương thưởng, bảo hiểm và giấy tờ liên quan, tránh phát sinh những vấn đề không đáng có. Dù đang làm việc tại Nhật Bản, Hàn Quốc hay Đài Loan, việc nắm rõ những điều cần chuẩn bị trước khi hết hạn hợp đồng sẽ giúp người lao động bảo vệ quyền lợi của mình và có kế hoạch phù hợp cho chặng đường tiếp theo.
Khi đi làm việc ở nước ngoài, phần lớn người lao động thường quan tâm đến điều kiện tuyển dụng, chi phí xuất cảnh, công việc và mức thu nhập. Tuy nhiên, có một giai đoạn cũng quan trọng không kém nhưng đôi khi lại chưa được chú ý đúng mức, đó là thời điểm hợp đồng lao động sắp kết thúc.
Sau một vài năm làm việc tại Nhật Bản, Hàn Quốc hoặc Đài Loan, người lao động sẽ phải đưa ra những quyết định tiếp theo: trở về Việt Nam, tiếp tục làm việc với chủ sử dụng hiện tại hay tìm kiếm cơ hội ở một chương trình khác. Mỗi lựa chọn đều có những điều kiện, thủ tục và quyền lợi riêng cần tìm hiểu trước.
Nếu không chuẩn bị từ sớm, người lao động có thể gặp khó khăn trong việc hoàn tất thủ tục, xác nhận các khoản tiền được nhận hoặc sắp xếp công việc sau khi về nước. Thậm chí, việc bỏ qua thời hạn giấy phép hoặc không nắm rõ quy định có thể ảnh hưởng đến kế hoạch tiếp tục làm việc ở nước ngoài.
Vậy khi hợp đồng sắp hết hạn, người lao động cần chuẩn bị những gì? Dưới đây là những việc quan trọng mà người lao động nên chủ động thực hiện:
Việc chuẩn bị này không chỉ giúp quá trình về nước thuận lợi mà còn giúp người lao động bảo vệ quyền lợi của mình sau thời gian làm việc ở nước ngoài.
Dù đang làm việc tại quốc gia nào, người lao động cũng nên rà soát lại toàn bộ giấy tờ liên quan trước khi hợp đồng hết hạn. Đây là bước quan trọng để xác định thời gian làm việc còn lại, tình trạng cư trú và những thủ tục cần hoàn thành.
Trước tiên, hãy xác định chính xác ngày kết thúc hợp đồng và đọc lại những điều khoản quan trọng, bao gồm:
Thời hạn hợp đồng và điều kiện gia hạn.
Quy định về chấm dứt hợp đồng.
Tiền lương, tiền làm thêm và các khoản phụ cấp.
Trách nhiệm của người lao động và chủ sử dụng lao động khi hợp đồng kết thúc.
Nếu muốn tiếp tục làm việc, người lao động nên trao đổi sớm với chủ sử dụng lao động để tìm hiểu khả năng ký tiếp hợp đồng hoặc thực hiện thủ tục phù hợp.
Đặc biệt, cần phân biệt thời hạn hợp đồng lao động với thời hạn giấy phép làm việc. Đây là hai vấn đề có liên quan nhưng không phải lúc nào cũng trùng nhau.
Hợp đồng lao động, giấy phép lao động và giấy tờ cư trú có vai trò khác nhau. Vì vậy, người lao động không nên mặc định các loại giấy tờ này có cùng thời hạn.
Hãy kiểm tra thời hạn hộ chiếu, visa, giấy phép lao động hoặc thẻ cư trú tùy theo quốc gia đang làm việc. Nếu có nhu cầu tiếp tục ở lại, cần tìm hiểu thủ tục gia hạn hoặc chuyển đổi trước khi giấy tờ hết hiệu lực.
Việc chủ động kiểm tra sẽ giúp người lao động tránh tình trạng hợp đồng đã kết thúc nhưng chưa hoàn tất thủ tục cư trú, hoặc giấy phép làm việc hết hạn trong khi vẫn có nhu cầu tiếp tục làm việc.
Một số giấy tờ nên được lưu lại trước khi kết thúc hợp đồng gồm:
Đây là những tài liệu có thể cần thiết khi giải quyết quyền lợi, chứng minh kinh nghiệm hoặc đăng ký công việc mới sau này. Người lao động nên giữ cả bản giấy và bản điện tử để thuận tiện tra cứu khi cần.
Sau thời gian làm việc ở nước ngoài, người lao động có thể có nhiều khoản tiền và quyền lợi cần được đối chiếu. Không nên chỉ quan tâm đến tháng lương cuối cùng mà bỏ qua những khoản khác có thể được hưởng theo hợp đồng và quy định của quốc gia sở tại.
Trước khi nghỉ việc, người lao động cần kiểm tra các khoản thanh toán từ chủ sử dụng lao động, bao gồm:
Nếu phát hiện có sự chênh lệch giữa bảng lương và số tiền thực nhận, nên chủ động trao đổi với doanh nghiệp để được giải thích và xử lý.
Đặc biệt, người lao động không nên bỏ qua những khoản lương còn thiếu chỉ vì đã chuẩn bị về nước. Hãy đối chiếu và lưu giữ chứng từ để có cơ sở giải quyết nếu phát sinh tranh chấp.
Mỗi quốc gia có quy định riêng về bảo hiểm và quyền lợi sau khi người lao động kết thúc công việc. Một số khoản có thể được hoàn trả nếu người lao động đáp ứng điều kiện theo quy định.
Tại Nhật Bản: Người lao động nên tìm hiểu chế độ hoàn trả lương hưu một lần (Lump-sum Withdrawal Payment) nếu thuộc đối tượng và đáp ứng điều kiện. Đây là khoản tiền có thể được yêu cầu sau khi rời Nhật Bản, không phải khoản tiền tự động nhận ngay khi kết thúc hợp đồng.
Tại Hàn Quốc: Người lao động cần kiểm tra quyền lợi liên quan đến bảo hiểm, trong đó có bảo hiểm hưu trí quốc dân nếu thuộc diện tham gia và đủ điều kiện nhận lại khoản tiền theo quy định. Ngoài ra, cần xác nhận các quyền lợi bảo hiểm khác theo diện làm việc.
Tại Đài Loan: Người lao động cần kiểm tra tình trạng tham gia bảo hiểm lao động, bảo hiểm y tế và những quyền lợi liên quan theo đối tượng tham gia cũng như quy định áp dụng.
Không phải tất cả người lao động đều được nhận các khoản hoàn trả giống nhau. Điều kiện hưởng, hồ sơ và thời điểm giải quyết phụ thuộc vào từng chương trình và tình trạng tham gia bảo hiểm thực tế.
Trước khi về nước, người lao động nên tìm hiểu tình trạng thuế thu nhập cá nhân tại quốc gia đang làm việc.
Nếu có nghĩa vụ thuế chưa hoàn tất hoặc thuộc trường hợp được hoàn thuế, cần thực hiện thủ tục theo hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền.
Nên lưu lại chứng từ thu nhập, giấy xác nhận khấu trừ thuế và các giấy tờ liên quan để thuận tiện khi cần đối chiếu sau này.
Ngoài tiền lương và bảo hiểm, người lao động cũng nên kiểm tra các khoản đặt cọc, tiền hoàn trả, chi phí đã thanh toán hoặc tài sản được doanh nghiệp bàn giao.
Mọi khoản thanh toán nên có chứng từ hoặc xác nhận rõ ràng để tránh phát sinh tranh chấp sau khi đã rời khỏi nơi làm việc.
Đây là phần người lao động cần đặc biệt quan tâm vì mỗi thị trường có quy định riêng về việc kết thúc hợp đồng, tiếp tục làm việc và trở về Việt Nam. Không nên áp dụng chung một quy trình cho cả ba quốc gia.
.jpg)
Đối với người lao động đang làm việc tại Nhật Bản, đặc biệt là thực tập sinh kỹ năng, cần xác định rõ chương trình đang tham gia và tư cách lưu trú hiện tại.
Trước khi hợp đồng kết thúc, người lao động nên:
Một điểm đáng chú ý là người lao động đã hoàn thành chương trình thực tập sinh kỹ năng có thể có cơ hội chuyển sang diện Kỹ năng đặc định nếu đáp ứng yêu cầu tương ứng. Tuy nhiên, việc chuyển đổi còn phụ thuộc vào ngành nghề, kết quả đánh giá kỹ năng, điều kiện tiếng Nhật và các quy định tại thời điểm đăng ký.
Nếu lựa chọn về nước, người lao động cần hoàn tất các thủ tục liên quan đến công việc, cư trú và những nghĩa vụ còn lại trước khi rời Nhật Bản.
Đối với người lao động tại Hàn Quốc, đặc biệt là những người làm việc theo diện visa E-9, cần kiểm tra kỹ thời hạn hợp đồng và thời gian lưu trú được phép.
Trước khi hết hạn, người lao động nên:
Đặc biệt, người lao động theo diện E-9 cần phân biệt giữa thời hạn làm việc, thời gian lưu trú và điều kiện được phép tiếp tục làm việc. Không nên tự ý ở lại hoặc chuyển sang làm việc cho doanh nghiệp khác khi chưa được cơ quan có thẩm quyền chấp thuận.
Nếu có nguyện vọng tiếp tục làm việc tại Hàn Quốc, hãy tìm hiểu phương án phù hợp từ sớm thay vì đợi đến sát ngày hết hạn mới xử lý.
Đối với người lao động tại Đài Loan, khi hợp đồng sắp hết hạn, cần xác định rõ mình muốn về nước, tiếp tục làm việc với chủ sử dụng hiện tại hay chuyển sang chủ mới.
Nếu muốn tiếp tục làm việc, người lao động có thể tìm hiểu:
Theo quy định của Đài Loan, người lao động thuộc diện được phép chuyển chủ khi hợp đồng sắp hết hạn cần chủ động thực hiện thủ tục theo đúng quy trình. Một số trường hợp có thể bắt đầu tìm kiếm chủ mới trong khoảng thời gian trước khi giấy phép tuyển dụng hết hiệu lực, tùy điều kiện áp dụng.
Đặc biệt, không phải cứ tìm được chủ mới là người lao động có thể tự ý chuyển sang làm việc ngay. Việc chuyển chủ cần thực hiện theo thủ tục và được cơ quan có thẩm quyền chấp thuận.
Nếu muốn trở về Việt Nam, người lao động cần phối hợp với chủ sử dụng lao động để hoàn tất hợp đồng, đối chiếu các khoản thanh toán và chuẩn bị giấy tờ xuất cảnh.
.jpg)
Bên cạnh các thủ tục pháp lý, người lao động nên tận dụng những tháng cuối cùng để chuẩn bị cho cuộc sống sau khi kết thúc hợp đồng. Đây cũng là khoảng thời gian phù hợp để nhìn lại tài chính, kinh nghiệm và định hướng nghề nghiệp của bản thân.
Khi biết hợp đồng sắp kết thúc, người lao động nên rà soát lại khoản tiền tiết kiệm và các khoản chi tiêu dự kiến.
Một số khoản cần tính trước gồm:
Không nên sử dụng toàn bộ số tiền tích lũy cho những khoản chi tiêu không cần thiết trong giai đoạn cuối hợp đồng. Một khoản dự phòng sẽ giúp người lao động chủ động hơn khi trở về.
Thời gian làm việc ở nước ngoài không chỉ mang lại thu nhập mà còn giúp người lao động tích lũy nhiều kinh nghiệm thực tế.
Hãy ghi nhận những công việc đã thực hiện, máy móc từng sử dụng, kỹ năng chuyên môn và khả năng làm việc trong môi trường có kỷ luật.
Nếu có cơ hội, người lao động nên xin giấy xác nhận kinh nghiệm hoặc chứng nhận đào tạo từ doanh nghiệp. Những tài liệu này có thể trở thành lợi thế khi tìm việc tại Việt Nam hoặc đăng ký chương trình làm việc mới.
Trước ngày về nước, hãy kiểm tra lại hộ chiếu, vé máy bay, giấy tờ cá nhân và các tài liệu quan trọng.
Người lao động cũng nên sắp xếp hành lý hợp lý, kiểm tra quy định về hành lý của hãng hàng không và không mang theo những vật dụng thuộc danh mục bị hạn chế hoặc cấm nhập cảnh.
Đặc biệt, nên lưu bản điện tử của hợp đồng, bảng lương, giấy tờ bảo hiểm và các chứng từ quan trọng để tránh thất lạc.
Kết thúc hợp đồng không có nghĩa là hành trình nghề nghiệp dừng lại. Những kinh nghiệm và kỹ năng tích lũy được trong thời gian làm việc ở nước ngoài có thể trở thành nền tảng cho nhiều cơ hội mới.
Sau khi trở về Việt Nam, người lao động nên tiếp tục theo dõi những khoản tiền hoặc thủ tục chưa được giải quyết.
Ví dụ, người từng làm việc tại Nhật Bản có thể cần tiếp tục thực hiện thủ tục nhận tiền lương hưu một lần nếu đủ điều kiện. Người từng làm việc tại Hàn Quốc hoặc Đài Loan cũng cần theo dõi các khoản bảo hiểm, quyền lợi hoặc khoản thanh toán còn lại theo quy định.
Không nên bỏ qua những thủ tục này chỉ vì đã hoàn thành hợp đồng và trở về nước.
Sau một thời gian làm việc tại Nhật Bản, Hàn Quốc hoặc Đài Loan, người lao động thường đã quen với môi trường làm việc có quy trình, kỷ luật và yêu cầu về chất lượng sản phẩm.
Đây là những kinh nghiệm có thể tận dụng khi ứng tuyển vào các doanh nghiệp trong nước, đặc biệt ở những lĩnh vực tương đồng với công việc từng đảm nhận.
Chẳng hạn, người từng làm cơ khí có thể tìm kiếm cơ hội tại các nhà máy sản xuất; người có kinh nghiệm chế biến thực phẩm có thể ứng tuyển vào doanh nghiệp thực phẩm; người từng làm điện tử có thể tiếp tục phát triển trong lĩnh vực lắp ráp và sản xuất linh kiện.
Ngoài ra, khả năng ngoại ngữ và kinh nghiệm sinh sống ở nước ngoài cũng có thể là lợi thế khi ứng tuyển vào doanh nghiệp có đối tác Nhật Bản, Hàn Quốc hoặc Đài Loan.
Nếu vẫn muốn tiếp tục làm việc ở nước ngoài, người lao động có thể tìm hiểu những chương trình phù hợp với kinh nghiệm và hồ sơ hiện tại.
Tuy nhiên, cần lưu ý rằng việc đã hoàn thành một hợp đồng không đồng nghĩa với việc tự động đủ điều kiện tham gia chương trình tiếp theo. Mỗi quốc gia và từng diện visa đều có yêu cầu riêng về độ tuổi, sức khỏe, trình độ, kinh nghiệm và lịch sử làm việc.
Vì vậy, trước khi đăng ký lại, người lao động nên tìm hiểu kỹ điều kiện của chương trình, tình trạng hồ sơ và những quy định mới nhất tại thời điểm đăng ký.
=>> Đọc thêm: Đi XKLĐ về nước có đi lại được không?
Không ít người lao động chỉ bắt đầu chuẩn bị khi hợp đồng đã gần kết thúc. Điều này có thể khiến quá trình giải quyết quyền lợi và thủ tục về nước trở nên bị động.
Dưới đây là một số sai lầm cần tránh:
Một lời khuyên dành cho người lao động là hãy bắt đầu chuẩn bị trước khi hợp đồng kết thúc vài tháng. Việc chủ động tìm hiểu thông tin sẽ giúp bạn có đủ thời gian lựa chọn phương án phù hợp và hạn chế những rủi ro không đáng có.
Người lao động nên bắt đầu kiểm tra hợp đồng, giấy phép lao động và quyền lợi trước khi kết thúc vài tháng. Nếu có nhu cầu gia hạn hoặc chuyển đổi chương trình, cần tìm hiểu thời hạn thủ tục cụ thể của từng quốc gia để không bỏ lỡ thời điểm phù hợp.
Không phải trường hợp nào cũng bắt buộc phải về nước ngay khi hợp đồng kết thúc. Tùy quốc gia, diện visa và điều kiện cá nhân, người lao động có thể được xem xét gia hạn, ký hợp đồng mới hoặc chuyển đổi sang chương trình khác. Tuy nhiên, mọi phương án đều phải được thực hiện đúng quy định.
Người lao động có thể tìm hiểu chương trình mới nếu đáp ứng điều kiện tuyển dụng và quy định của quốc gia tiếp nhận. Hồ sơ, lịch sử làm việc, độ tuổi, sức khỏe và trình độ có thể được xem xét tùy từng chương trình.
Có. Người lao động nên lưu giữ hợp đồng, bảng lương, giấy tờ bảo hiểm, chứng từ thuế và giấy xác nhận kinh nghiệm. Đây là những tài liệu có thể cần thiết khi giải quyết quyền lợi hoặc ứng tuyển công việc mới.
Người lao động nên lưu lại hợp đồng, bảng lương, chứng từ thanh toán và những trao đổi liên quan. Sau đó, chủ động yêu cầu doanh nghiệp giải thích, đối chiếu khoản tiền còn thiếu và liên hệ cơ quan hoặc tổ chức hỗ trợ người lao động tại nước sở tại nếu không được giải quyết thỏa đáng.
Hết hạn hợp đồng là thời điểm người lao động cần nhìn lại chặng đường đã qua và chuẩn bị cho kế hoạch tiếp theo. Dù đang làm việc tại Nhật Bản, Hàn Quốc hay Đài Loan, việc kiểm tra giấy tờ, xác nhận quyền lợi, tích lũy tài chính và hoàn tất thủ tục đúng quy định đều rất quan trọng.
Nếu có kế hoạch trở về Việt Nam, hãy chuẩn bị sớm để quá trình về nước thuận lợi. Nếu muốn tiếp tục làm việc ở nước ngoài, hãy tìm hiểu điều kiện gia hạn, chuyển đổi hoặc đăng ký chương trình mới trước khi giấy tờ hiện tại hết hiệu lực.
Với người lao động đang có nhu cầu tìm hiểu chương trình làm việc ở nước ngoài, ISM hỗ trợ tư vấn thông tin về thị trường, điều kiện tuyển dụng, công việc và lộ trình phù hợp với từng hồ sơ.
Liên hệ ISM để được tư vấn rõ ràng về chương trình, điều kiện, chi phí, công việc và lộ trình phù hợp với hồ sơ của bạn.
Hotline: 097 875 10 99
Website: ismhr.vn
