Những giấy tờ người lao động nên giữ trong suốt thời gian làm việc tại Nhật
08/10/2026
Khi sang Nhật Bản làm việc, người lao động sẽ phải sử dụng nhiều loại giấy tờ liên quan đến cư trú, công việc, tiền lương, bảo hiểm và thuế. Có những giấy tờ được sử dụng thường xuyên, nhưng cũng có những tài liệu chỉ cần đến khi làm thủ tục gia hạn tư cách lưu trú, thay đổi công việc hoặc chuẩn bị về nước.
Không ít người lao động có thói quen bỏ đi những giấy tờ cũ vì nghĩ rằng không còn cần thiết. Tuy nhiên, khi phát sinh vấn đề, việc không còn giữ lại hồ sơ có thể khiến quá trình xác minh thông tin hoặc thực hiện thủ tục trở nên khó khăn hơn.
Vậy những giấy tờ người lao động nên giữ trong suốt thời gian làm việc tại Nhật là gì? Hãy cùng ISM tìm hiểu để chủ động bảo quản hồ sơ và bảo vệ quyền lợi của mình trong quá trình sinh sống, làm việc tại Nhật Bản.
.jpg)
Hộ chiếu và thẻ cư trú là hai loại giấy tờ cá nhân đặc biệt quan trọng đối với người nước ngoài đang sinh sống và làm việc tại Nhật Bản.
Thẻ cư trú thể hiện những thông tin cơ bản của người lao động như họ tên, ngày tháng năm sinh, quốc tịch, địa chỉ, tư cách lưu trú và thời hạn lưu trú. Vì vậy, người lao động cần kiểm tra kỹ thông tin trên thẻ và chú ý thời hạn để chủ động thực hiện các thủ tục cần thiết khi gần hết hạn.
Trong quá trình sinh sống tại Nhật, người lao động cũng cần thông báo, cập nhật thông tin cư trú theo đúng quy định khi có thay đổi.
Bên cạnh thẻ cư trú, hộ chiếu cũng cần được bảo quản cẩn thận. Người lao động nên kiểm tra thời hạn hộ chiếu ngay từ khi sang Nhật và chủ động xử lý nếu hộ chiếu sắp hết hạn.
Ngoài bản gốc, bạn nên chụp hoặc scan trang thông tin hộ chiếu và thẻ cư trú để lưu trữ ở nơi an toàn. Bản sao không thay thế bản gốc nhưng sẽ hữu ích trong trường hợp cần đối chiếu thông tin hoặc chẳng may làm thất lạc giấy tờ.
Hợp đồng lao động là một trong những giấy tờ người lao động cần đặc biệt lưu giữ trong suốt thời gian làm việc tại Nhật.
Thông qua hợp đồng, người lao động có thể kiểm tra những nội dung quan trọng liên quan đến công việc như vị trí làm việc, nội dung công việc, địa điểm làm việc, thời gian làm việc, mức lương, phụ cấp, thời hạn hợp đồng và các điều kiện làm việc khác.
Trong thực tế, điều kiện làm việc có thể thay đổi theo từng giai đoạn hoặc phát sinh những vấn đề mà người lao động chưa hiểu rõ. Khi đó, hợp đồng và các tài liệu liên quan sẽ là cơ sở để người lao động đối chiếu với những gì đã được thỏa thuận.
Vì vậy, không nên chỉ đọc hợp đồng tại thời điểm ký rồi cất đi. Hãy giữ lại bản hợp đồng của mình và đọc lại khi cần thiết, đặc biệt khi có thay đổi về công việc, mức lương hoặc điều kiện làm việc.
Nếu doanh nghiệp cung cấp thêm các văn bản liên quan đến điều kiện làm việc, người lao động cũng nên lưu lại cùng với hợp đồng để hồ sơ được đầy đủ.
Trong quá trình làm việc tại Nhật, người lao động nên hình thành thói quen kiểm tra và lưu lại phiếu lương hoặc bảng kê tiền lương hàng tháng.
Phiếu lương thường thể hiện các khoản như mức lương, tiền làm thêm giờ, phụ cấp, các khoản khấu trừ và số tiền thực nhận. Đây là những thông tin quan trọng giúp người lao động kiểm tra xem thu nhập của mình có đúng với thỏa thuận và quy định áp dụng hay không.
Việc giữ lại phiếu lương cũng giúp bạn dễ dàng đối chiếu thu nhập trong trường hợp có vấn đề phát sinh liên quan đến tiền lương hoặc các khoản khấu trừ.
Thay vì chỉ giữ phiếu lương của tháng gần nhất, người lao động nên lưu lại theo từng tháng và từng năm. Nếu doanh nghiệp cung cấp phiếu lương dưới dạng điện tử, hãy tải xuống và lưu thành từng thư mục riêng để tránh mất dữ liệu khi thay đổi điện thoại hoặc tài khoản.
Một cách đơn giản là tạo thư mục theo năm, chẳng hạn như "Phiếu lương 2026", "Phiếu lương 2027" và tiếp tục cập nhật trong suốt thời gian làm việc.
Bảo hiểm là một phần quan trọng trong quá trình sinh sống và làm việc tại Nhật. Vì vậy, các giấy tờ liên quan đến bảo hiểm cũng không nên bị bỏ qua.
Tùy theo tình trạng và hình thức làm việc, người lao động có thể có những giấy tờ khác nhau liên quan đến bảo hiểm. Những tài liệu này có thể được sử dụng khi khám chữa bệnh hoặc thực hiện các thủ tục liên quan đến quá trình tham gia bảo hiểm.
Người lao động nên kiểm tra kỹ những giấy tờ mình được cấp và lưu giữ cẩn thận. Nếu không hiểu nội dung của một loại giấy tờ, hãy chủ động hỏi doanh nghiệp, đơn vị phụ trách hoặc người có chuyên môn để biết giấy tờ đó dùng cho mục đích gì.
Không nên vội vàng vứt bỏ giấy tờ bảo hiểm chỉ vì cho rằng mình đã sử dụng xong. Một số tài liệu có thể cần được đối chiếu trong những thủ tục sau này.
Trong thời gian làm việc tại Nhật, người lao động cũng sẽ có các giấy tờ liên quan đến thuế và thu nhập. Đây là nhóm tài liệu nên được lưu giữ đầy đủ thay vì chỉ giữ những giấy tờ sử dụng thường xuyên.
Tùy từng trường hợp, người lao động có thể nhận được các giấy tờ liên quan đến khấu trừ thuế thu nhập, thuế cư trú hoặc các thủ tục quyết toán thuế.
Những giấy tờ này có thể cần thiết khi thực hiện các thủ tục hành chính hoặc kiểm tra lại thông tin về thu nhập và nghĩa vụ thuế.
Đặc biệt, trước khi kết thúc thời gian làm việc tại Nhật và chuẩn bị về nước, người lao động nên rà soát lại các giấy tờ liên quan đến tiền lương, thuế và bảo hiểm để tránh thiếu hồ sơ khi cần thực hiện các thủ tục sau đó.
Trong quá trình làm việc tại Nhật, người lao động có thể tham gia các khóa đào tạo hoặc các kỳ thi liên quan đến công việc, kỹ năng và chuyên môn.
Nếu được cấp chứng chỉ hoặc giấy chứng nhận, hãy giữ lại cẩn thận.
Những giấy tờ này không chỉ có giá trị trong công việc hiện tại mà còn có thể hữu ích nếu người lao động muốn tiếp tục làm việc tại Nhật, chuyển sang một công việc khác hoặc phát triển nghề nghiệp trong tương lai.
Đặc biệt, với những người có định hướng chuyển đổi sang một chương trình hoặc tư cách lưu trú khác, các giấy tờ chứng minh kỹ năng, kinh nghiệm và quá trình đào tạo có thể trở thành tài liệu quan trọng trong quá trình chuẩn bị hồ sơ.
Do đó, đừng vứt bỏ chứng chỉ hoặc giấy xác nhận chỉ vì nghĩ rằng "sau này chắc không dùng đến".
Trong thời gian làm việc tại Nhật, một số người lao động có thể thay đổi công ty, thay đổi công việc hoặc thực hiện các thủ tục liên quan đến tư cách lưu trú.
Trong những trường hợp này, các giấy tờ từ công việc trước đây có thể vẫn cần được sử dụng để đối chiếu.
Vì vậy, ngay cả khi đã nghỉ việc hoặc chuyển sang một công ty khác, người lao động cũng không nên vội bỏ toàn bộ hồ sơ cũ.
Hợp đồng lao động, phiếu lương, giấy chứng nhận quá trình làm việc, chứng chỉ nghề nghiệp, giấy tờ đào tạo và những tài liệu liên quan nên được lưu lại trong một khoảng thời gian phù hợp.
Việc có sẵn hồ sơ sẽ giúp bạn chủ động hơn nếu sau này cần chứng minh quá trình làm việc hoặc bổ sung giấy tờ cho một thủ tục hành chính.
.jpg)
Khi kết thúc thời gian làm việc tại Nhật, người lao động thường phải xử lý nhiều vấn đề liên quan đến công việc, cư trú, thuế, bảo hiểm và các thủ tục trước khi xuất cảnh.
Đây là thời điểm những giấy tờ đã được lưu giữ trong suốt quá trình làm việc trở nên đặc biệt hữu ích.
Thay vì đến gần ngày về nước mới bắt đầu tìm lại hồ sơ, người lao động nên chủ động kiểm tra giấy tờ của mình trước một khoảng thời gian nhất định.
Hãy rà soát lại hợp đồng, phiếu lương, giấy tờ thuế, bảo hiểm, chứng chỉ và các giấy tờ liên quan đến quá trình làm việc. Nếu có bất kỳ tài liệu nào chưa hiểu rõ hoặc chưa biết có cần giữ hay không, hãy hỏi doanh nghiệp hoặc đơn vị hỗ trợ trước khi rời Nhật.
Biết những giấy tờ nào cần giữ là chưa đủ. Người lao động cũng cần có cách lưu trữ hợp lý để tránh thất lạc hoặc hư hỏng.
Trước hết, những giấy tờ bản gốc nên được sắp xếp trong một túi hoặc hồ sơ riêng, đặt ở nơi khô ráo và an toàn. Không nên để giấy tờ quan trọng lẫn với các hóa đơn, giấy tờ sinh hoạt thông thường.
Bên cạnh bản giấy, bạn nên tạo bản điện tử bằng cách chụp ảnh hoặc scan. Có thể lưu dưới dạng PDF và sắp xếp theo từng nhóm để dễ tìm kiếm.
Ví dụ, bạn có thể chia thành các thư mục:
01 – Giấy tờ cá nhân
02 – Hợp đồng và công việc
03 – Phiếu lương
04 – Bảo hiểm
05 – Thuế
06 – Chứng chỉ và đào tạo
Ngoài việc lưu trên điện thoại, bạn nên có thêm một bản sao lưu ở nơi an toàn. Điều này giúp hạn chế rủi ro mất dữ liệu nếu điện thoại bị hỏng hoặc thất lạc.
Một điều người lao động cần đặc biệt lưu ý là không nên tùy tiện giao hoặc gửi giấy tờ cá nhân cho người khác nếu chưa biết rõ mục đích sử dụng.
Hộ chiếu, thẻ cư trú, thông tin tài khoản ngân hàng và những giấy tờ chứa thông tin cá nhân đều cần được bảo quản cẩn thận.
Trong trường hợp doanh nghiệp hoặc đơn vị hỗ trợ yêu cầu cung cấp giấy tờ, bạn nên hỏi rõ giấy tờ được sử dụng cho thủ tục nào, cần bản gốc hay bản sao và ai là người tiếp nhận.
Nếu phải giao bản gốc để thực hiện thủ tục, hãy chủ động hỏi về thời gian nhận lại và lưu lại thông tin cần thiết để tránh thất lạc.
Để dễ dàng kiểm tra, người lao động có thể chủ động lập một danh sách riêng gồm:
Tùy theo công việc và tình trạng cư trú, mỗi người có thể có thêm những loại giấy tờ khác. Vì vậy, nếu chưa chắc một tài liệu có cần giữ hay không, cách an toàn hơn là lưu lại và hỏi người có chuyên môn trước khi loại bỏ.
=>> Đọc thêm: 5 việc nên làm trong tháng đầu tiên khi mới sang Nhật
Trong quá trình làm việc tại Nhật, giấy tờ không đơn thuần là những tài liệu dùng cho thủ tục hành chính. Đây còn là căn cứ giúp người lao động kiểm tra thông tin về công việc, tiền lương, thuế, bảo hiểm và quá trình làm việc của mình.
Một hợp đồng được lưu giữ đầy đủ có thể giúp đối chiếu điều kiện công việc. Những phiếu lương được lưu theo từng tháng giúp kiểm tra thu nhập và các khoản khấu trừ. Chứng chỉ và giấy xác nhận quá trình đào tạo có thể hữu ích cho định hướng nghề nghiệp về sau.
Vì vậy, ngay từ khi bắt đầu làm việc tại Nhật, người lao động nên hình thành thói quen kiểm tra – lưu giữ – sao lưu – sắp xếp giấy tờ một cách khoa học.
Đây là một việc nhỏ nhưng có thể giúp bạn chủ động hơn rất nhiều khi cần thực hiện các thủ tục hoặc xử lý vấn đề phát sinh trong tương lai.
.jpg)
Chuẩn bị tốt trước khi sang Nhật không chỉ là hoàn thiện hồ sơ và xuất cảnh. Người lao động cũng cần trang bị cho mình những kiến thức cơ bản về công việc, cuộc sống, giấy tờ và những vấn đề có thể phát sinh trong thời gian làm việc tại Nhật.
ISM đồng hành cùng người lao động trong quá trình tìm hiểu chương trình, điều kiện, công việc và lộ trình sang Nhật, giúp ứng viên có sự chuẩn bị rõ ràng hơn trước khi bắt đầu hành trình làm việc tại môi trường mới.
Liên hệ ISM để được tư vấn rõ ràng về chương trình, điều kiện, chi phí, công việc và lộ trình phù hợp với hồ sơ của bạn.
Hotline: 097 875 10 99
Website: ismhr.vn
